Présentation du dispositif d'alerte du Groupe
Le Groupe Legrand promeut la conformité aux lois et réglementations applicables, en particulier celles rappelées dans son Guide des bonnes pratiques des affaires et son Code de conduite anti-corruption.
Le dispositif d'alerte a pour objet de soutenir la politique Compliance et éthique du Groupe Legrand en permettant à chacun d'être un acteur de la prévention des risques.
Dans ce contexte, le Groupe Legrand a mis en place ce dispositif spécifique d'alerte professionnelle, dénommé « Ligne Ethique », utilisable dans les conditions ci-dessous.
La Ligne Ethique est utilisable par les collaborateurs du Groupe, y compris les collaborateurs extérieurs et occasionnels tels que les consultants ou les intérimaires.
L'utilisation de la Ligne Ethique et le traitement de ces signalements sont encadrés par les règles telles que définies ci-dessous. Tout signalement via la Ligne Ethique non conforme à ces règles ne pourra être pris en considération.
- Exercice du droit d'alerte
Le responsable de traitement de la Ligne Ethique est Legrand France. La Ligne Ethique est administrée par la Compliance Officer Groupe. Elle est accessible par email, à l'adresse suivante : https://legrand.signalement.net/entreprises
Cette adresse email est notamment indiquée :
- sur l'intranet du Groupe dédié à la Compliance : Dialeg Compliance ;
- dans la Charte des Fondamentaux du Groupe ;
- sur son site internet legrand.com ;
- dans son document de référence.
La Ligne Ethique est uniquement accessible par la Compliance Officer Groupe et en fonction de la nature du signalement, celui-ci pourra être pris en charge par le Directeur des Ressources Humaines pour les domaines concernant la santé, l'hygiène et la sécurité au travail et le harcèlement au travail.
L'utilisation du dispositif d'alerte est facultative. Ce dispositif d'alerte n'est, en effet, qu'un dispositif complémentaire offert aux collaborateurs et collaborateurs extérieurs et occasionnels du Groupe qui n'a pas vocation à se substituer aux autres canaux existants. Vous pouvez ainsi contacter :
- Votre Hiérarchie ;
- La Direction des Ressources Humaines ;
- Les Correspondant(s) éthique(s) ;
- Les Compliance officer(s) ;
- L'Audit interne Groupe ;
- Le Contrôle de gestion Groupe.
Le dispositif d'alerte Groupe est accessible en plusieurs langues dans l'ensemble du Groupe, chacun pouvant ainsi utiliser sa propre langue.
- Domaines concernés
Les faits signalés doivent concerner les cas suivants :
- un crime ou un délit ;
- une violation grave et manifeste d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale, de la loi ou du règlement ;
- une menace ou un préjudice graves pour l'intérêt général, dont l'émetteur de l'alerte a eu personnellement connaissance ; ou
- l'existence de conduites ou de situations contraires au Code de conduite anti-corruption.
La Ligne Ethique peut notamment être utilisée dans les domaines suivants :
1. La Compliance dans les relations d'affaires avec nos parties prenantes :
- Respect des règles de concurrence ;
- Lutte contre la corruption et le trafic d'influence ;
- Prévention du blanchiment ;
- Gestion du risque de fraude.
2. Le Respect des droits humains au travail :
- Lutte contre le travail des enfants ;
- Lutte contre le travail forcé ;
- Garantie de la liberté d'association et des libertés syndicales ;
- Respect des conditions de travail décentes ;
- Lutte contre les discriminations et harcèlement au travail ;
- Garantie de la santé, l'hygiène et la sécurité au travail.
3. Les atteintes graves à l'environnement
Par exemple, les rejets ou pollutions des sols, de l'air et des eaux, dépôt illégal de déchets etc…
En revanche, l'alerte ne peut pas porter sur des éléments couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical ou le secret des relations entre un avocat et son client.
- Utilisation de la Ligne Ethique
Les collaborateurs et collaborateurs externes et occasionnels utilisant le dispositif d'alerte Groupe doivent agir de bonne foi et en aucun cas porter délibérément de fausses accusations ou avoir comme seule intention de nuire ou d'en tirer un avantage à titre personnel.
Tout collaborateur qui, sciemment, ferait de fausses déclarations en pleine connaissance de cause, divulguerait des informations trompeuses, agirait de mauvaise foi ou de manière abusive, sera susceptible de faire l'objet de mesures disciplinaires ou de poursuites conformément aux lois et réglementations applicables.
A l'inverse, une utilisation de bonne foi du dispositif, même si les faits s'avèrent par la suite inexacts ou ne donnent lieu à aucune suite, ne peut amener à aucune sanction disciplinaire envers l'auteur de l'alerte.
Aucune mesure ou menace de représailles, directe ou indirecte, à l'encontre d'un collaborateur qui aurait émis une alerte de bonne foi, ne sera tolérée. Aucun collaborateur ne saurait non plus faire l'objet de harcèlement, ou subir des conséquences négatives quant à son emploi pour avoir émis une alerte de bonne foi.
Le dispositif d'alerte du Groupe prend en compte le régime de protection des lanceurs d'alerte qui a pour objectif de garantir leurs droits.
Ainsi, l'auteur d'une alerte bénéficie d'une large protection :
- Protection des lanceurs d'alerte
Le régime légal des lanceurs d'alerte couvre l'ensemble des signalements, qu'ils soient émis par des collaborateurs du Groupe ou des collaborateurs extérieurs ou occasionnels, dès lors que l'auteur du signalement peut être considéré comme un lanceur d'alerte, c'est-à-dire lorsque l'auteur de l'alerte rempli les conditions suivantes :
- avoir personnellement connaissance des faits ;
- être de bonne foi ;
- agir de manière désintéressée : ne pas tirer profit ou de rémunération de l'alerte émise ;
- ne pas chercher à nuire ;
- révéler des faits graves.
- une immunité pénale dès lors que l'alerte émise répond aux critères définis dans la loi Sapin II du 9 décembre 2016, relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, que la divulgation est nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause et qu'elle intervient dans le respect des procédures de signalement prévues ;
- de la confidentialité des données le concernant excepté en cas d'injonction des autorités dans le cadre de poursuites ;
- de l'aménagement de la charge de la preuve ;
- le lanceur d'alerte ne peut être licencié, sanctionné ou discriminé d'aucune manière pour avoir signalé des faits dans le respect de la procédure de signalement des alertes.
Conformément à ces dispositions légales, et tel que précisé dans la Charte des fondamentaux du Groupe, Legrand assure une protection contre les représailles au lanceur d'alerte. Ainsi personne ne pourra encourir de mesure ou de menace de représailles pour avoir émis en toute bonne foi un signalement. Toute personne qui pense avoir subi des représailles, ou avoir été menacée ou harcelée devra le signaler immédiatement, soit à son supérieur hiérarchique direct, soit à la Direction des Ressources Humaines Groupe soit à la Direction Juridique et Compliance Groupe.
- Auteur du signalement et confidentialité
Les auteurs d'un signalement sont encouragés à s'identifier afin de favoriser le traitement de l'alerte. L'alerte d'une personne qui souhaite rester anonyme ne pourra être traitée que de manière dérogatoire, une telle alerte devra faire état d'éléments factuels suffisamment détaillés afin de permettre au Groupe de procéder aux vérifications nécessaires pour son traitement. Tout signalement anonyme pourra faire l'objet d'un échange avec l'auteur du signalement afin de faciliter les vérifications quant aux faits dénoncés.
L'auteur de l'alerte est assuré du respect de la confidentialité de son signalement :
- Son identité et ses données personnelles seront tenues strictement confidentielles, notamment vis-à-vis de la personne mise en cause dans l'alerte ;
- La Compliance Officer Groupe ne peut porter le contenu d'une alerte à la connaissance des personnes en dehors du Comité des fraudes et alertes Groupe et du Haut Comité, que si leur implication est strictement nécessaire au traitement de l'alerte concernée. Dans ce cas, ces personnes sont également tenues de respecter la stricte confidentialité des informations qu'elles reçoivent dans le cadre du traitement de l'alerte, par la signature d'un engagement de confidentialité spécifique.
A l'exception de l'autorité judiciaire, les éléments de nature à identifier l'auteur de l'alerte ne peuvent être divulgués qu'avec le consentement de cette personne.
- Information de la personne visée par l'alerte
Cette personne sera informée qu'elle fait l'objet d'une alerte par la Compliance Officer Groupe dès l'enregistrement des données la concernant, sauf exception liée à des circonstances particulières et avec l'accord du comité ad hoc, notamment, lorsque des mesures conservatoires sont nécessaires, par exemple pour prévenir la destruction de preuves relatives à l'alerte. Dans ce cas, l'information de cette personne pourra être retardée.
Cette personne sera également informé des faits qui lui sont reprochés, des services éventuellement destinataires de l'alerte, et des modalités d'exercice de ses droits d'accès et de rectification et que Legrand France est responsable du dispositif.
- Réception de l'alerte
Dès réception de son alerte, l'auteur du signalement est informé par écrit et sans délai de la réception de l'alerte, ainsi que du délai raisonnable et prévisible, nécessaire à l'examen de sa recevabilité et des modalités suivant lesquelles il sera informé des suites données à son signalement.
L'accusé de réception ne vaut pas recevabilité du signalement.
L'émetteur de l'alerte bénéficiera de la protection légale attachée au statut de « lanceur d'alerte ». Ce n'est qu'en l'absence de diligences dans un délai raisonnable que l'émetteur d'une alerte peut envisager de s'adresser à toute autorité compétente conformément aux dispositions législatives nationales. En particulier pour la France, il pourra s'adresser à l'autorité judiciaire, l'autorité administrative ou aux ordres professionnels et dans certains cas directement à l'Agence Française Anticorruption qui pourra les communiquer le cas échéant au procureur de la République compétent en application du Code de procédure pénale. Enfin, à défaut de traitement dans un délai de trois mois du signalement par l'un des organismes saisis, le signalement pourra être rendu public.
Les émetteurs d'alerte basés en France peuvent également, conformément à la loi Sapin II, adresser au Défenseur des droits leur signalement concernant des faits et risques de corruption et trafic d'influence, ceci afin d'être orientés vers l'organisme approprié de recueil de l'alerte.
En cas de danger grave et imminent ou en présence d'un risque de dommages irréversibles, le signalement peut être adressé directement à l'autorité judiciaire, à l'autorité administratives ou aux ordres professionnels. Il peut également être rendu public.
- Traitement de l'alerte
Toutes les alertes reçues sur l'adresse email générique sont réceptionnées par la Compliance Officer Groupe.
Chaque alerte donnera lieu à une évaluation préliminaire traitée de façon confidentielle par la Compliance Officer Groupe afin de déterminer, préalablement à toute enquête, si elle entre dans le champ de la procédure d'alerte. Toute alerte dont il serait manifeste qu'elle sort du champ d'application de la procédure, qu'elle n'a aucun caractère sérieux, qu'elle est faite de mauvaise foi ou qu'elle constitue une dénonciation abusive ou calomnieuse, de même que toute alerte portant sur des faits invérifiables, sera détruite sans délai ; son auteur en sera alors averti.
Dans l'hypothèse où l'alerte est recevable, son auteur en sera informé dans le délai indiqué initialement dans l'accusé de réception de l'alerte.
La Compliance Officer Groupe prendra toutes mesures utiles pour traiter l'alerte, notamment en déclenchant une enquête si nécessaire, afin de déterminer la réalité et la matérialité des faits rapportés.
Cette enquête pourra être menée par une équipe interne réduite constituée de collaborateurs du Groupe spécifiquement compétents pour appréhender le sujet [LC3] (Compliance Officer local, représentant des ressources humaines local et expert métier) et qui sont astreints à une obligation de confidentialité renforcée.
Lorsque les circonstances l'exigent, l'enquête pourra être confiée à une cellule spécifique composé du membre du Comex hiérarchique, du ou des membres du Comex fonctionnel(s) ainsi que du Directeur Financier en cas d'impact financier et du Directeur du contrôle de gestion Groupe et de l'audit interne en cas d'enjeu pour le contrôle interne ou impact financier. Le cas échéant, le contrôleur de gestion du pays pourra être associé à la cellule d'enquête. Cette cellule sera compétente pour réaliser des investigations et des audits de manière à être en mesure de traiter l'alerte.
Cette équipe interne pourra bénéficier, le cas échéant, de l'appui de prestataires spécialisés soumis aux mêmes règles de confidentialité.
L'auteur du signalement ne sera associé au processus d'enquête que pour la vérification des faits qu'il a signalés et la transmission de nouvelles informations ou de nouveaux documents.
Le déroulement de l'enquête, son contenu et le compte-rendu qui en découlent sont strictement confidentiels, y compris à l'égard de l'auteur de l'alerte.
- Clôture des opérations de traitement
Un compte-rendu confidentiel sera présenté au Comité d'alerte. Celui-ci est composé du membre du Comex hiérarchique, du ou des membres du Comex fonctionnel(s) ainsi que du Directeur Financier en cas d'impact financier et du Directeur du contrôle de gestion Groupe et de l'audit interne si enjeu pour le contrôle interne ou impact financier
Si les circonstances sont particulièrement graves ou si le risque est élevé, le compte-rendu sera présenté à un Haut Comité composé des membres du Comité d'alerte et du Directeur Général.
Si des mesures correctrices sont nécessaires, le Comité d'alerte ou le Haut Comité se rapprocheront de la ligne managériale concernée pour proposer un plan d'action. Les éventuelles mesures disciplinaires ou suites judiciaires seront menées dans le cadre des dispositions légales applicables. La ligne managériale concernée devra notifier au Compliance Officer Groupe les mesures correctrices prises.
Les faits avérés pourront donner lieu à une actualisation en conséquence de la matrice des risques Compliance.
- Suivi statistique des alertes
Un compte-rendu semestriel des alertes Groupe sera effectué en Comité Compliance Groupe. Ces comptes-rendus s'appuieront sur des indicateurs de performance – KPI – afin de suivre statistiquement les signalements. Le contenu des alertes ne sera pas divulgué lors des Comités Compliance Groupe.
Les alertes locales seront consolidées dans le reporting Ressources Humaines annuel et présentées au premier Comité des risques de l'année.
- Conservation et traitement des données personnelles
Les données à caractère personnel relatives à une alerte sont traitées, sur la base de l'obligation légale, conformément aux exigences de la loi Sapin II et à la loi Devoir de Vigilance du 27 mars 2017 relative au devoir de vigilance des sociétés mères et des entreprises donneuses d'ordre.
Le contenu des messages et des pièces jointes communiquées par l'émetteur de l'alerte sont susceptibles de contenir des données à caractère personnel. Seules les catégories de données suivantes peuvent être traitées :
- identité, fonctions et coordonnées de l'émetteur de l'alerte professionnelle ;
- identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l'objet d'une alerte ;
- identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
- faits signalés ;
- éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
- compte rendu des opérations de vérification ;
- suites données à l'alerte.
La prise en compte de l'alerte professionnelle ne s'appuie que sur des données formulées de manière objective, par exemple, des dates, des noms et des fonctions internes des personnes impliquées, en rapport direct avec le champ de la Ligne Ethique et strictement nécessaires à la vérification des faits allégués. La description des faits mentionnés dans l'alerte doit rester mesurée et doit mettre en évidence le fait qu'il ne s'agit que de simples présomptions, dont l'exactitude et le caractère avéré peuvent nécessiter d'être vérifiés par des investigations complémentaires.
- Durée de conservation des données à caractère personnel
La durée de conservation de ces données dépend de leur traitement :
- Les données relatives à une alerte considérée dès sa réception comme non recevable, seront soit détruites soit archivées, après anonymisation.
- Lorsque l'alerte n'est pas suivie d'une procédure disciplinaire ou judiciaire, les données relatives à cette alerte sont archivées, après anonymisation, dans un délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification.
- Lorsqu'une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l'encontre de la personne mise en cause ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données relatives à cette alerte sont conservées jusqu'au terme de la procédure.
Les opérations d'archivage sont gérées par la Compliance Officer Groupe.
- Droit d'accès et de modification
Toute personne identifiée dans la Ligne Ethique dispose d'un droit d'accès, de rectification et de suppression des données la concernant lorsque ces données sont inexactes ou obsolètes, conformément à la règlementation applicable en France en matière de protection des données à caractère personnel.
La personne qui fait l'objet d'un signalement ne peut en aucun cas obtenir communication, sur le fondement de son droit d'accès, des informations concernant l'identité de l'auteur de l'alerte.
La demande doit être adressée par courrier au : Compliance Officer Groupe, ou par email à l'adresseethics.legrand@legrandelectric.com
Ces données pourront, le cas échéant, être mises à la disposition d'autres entités du Groupe et/ou de prestataires agissant en qualité de sous-traitant.
Dans les cas où un transfert de données serait opéré vers un pays non membre de l'Union européenne, ce transfert s'opèrera conformément aux dispositions applicables relatives aux transferts internationaux de données à caractère personnel. A la demande de l'auteur du signalement, les modalités de cet éventuel transfert et les garanties l'encadrant pourront lui être communiquées.
- Communication de la procédure
Pour les collaborateurs du Groupe, la procédure est disponible sur l'intranet ;
Pour les collaborateurs extérieurs et occasionnels, la procédure est disponible sur le site internet Legrand.com à la rubrique « Ethique des Affaires ».